L’ONSS a revu sa position au sujet du cumul d’un chèque-repas et d’un repas à prix réduit dans le restaurant d’entreprise, exonéré de cotisations sociales et de précompte professionnel. Le cumul est accepté à condition que le travailleur doive au moins utiliser un chèque-repas entier pour payer son repas. Cette clarification de l’ONSS entre en vigueur à partir du premier trimestre de cette année.

Instructions de l’ONSS pour le 1er trimestre de 2016 : quelques nouveautés en ce qui concerne la notion de rémunération

L’ONSS a récemment publié les instructions administratives pour le premier trimestre de 2016 avec quelques nouveautés en ce qui concerne les défraiements et le cumul d’un restaurant d’entreprise avec des chèques-repas.

1. Nouveaux montants pour les défraiements
Les montants qui peuvent être considérés comme un remboursement d’une dépense propre à l’employeur sont exclus de la notion de rémunération de l’ONSS.
Dans les instructions administratives, l’ONSS publie depuis le troisième trimestre de 2010 les différents postes de dépenses pour lesquels elle accepte une estimation forfaitaire, à chaque fois avec la mention des montants et des conditions dans lesquelles ils peuvent être appliqués.
Quelques-uns de ces montants ont changé le 1er janvier 2016.
1.1. Indemnité de route pour les travailleurs non sédentaires
Les travailleurs qui n’ont pas de lieu de travail fixe ne peuvent utiliser certaines facilités de l’employeur, telles que les sanitaires, des boissons adaptées, un espace où manger et boire, etc.
Cela vaut par exemple pour les fonctions commerciales, non administratives et/ou représentatives, telles que les représentants de commerce, les techniciens, les consultants, etc.
Étant donné qu’ils ont également droit à ces facilités, l’employeur peut leur octroyer un défraiement exonéré d’ONSS.
Le montant que l’ONSS accepte comme indemnité de route est augmenté depuis le 1er janvier 2016 de 16 à 17 EUR et se compose comme suit :
  • 7 EUR par jour (au lieu de 6 EUR) comme indemnisation des surcoûts occasionnés par un repas « en chemin » ;
  • 10 EUR pour les autres frais (sanitaires, etc.).
1.2. Indemnité de lessive et vestimentaire
Si un travailleur doit acheter et/ou entretenir lui-même ses vêtements de travail, il peut recevoir une indemnité de l’employeur en contrepartie.
Celle-ci peut être exclue à titre de défraiement de la notion de rémunération de l’ONSS, moyennant le respect de certaines conditions.
Ainsi, il ne s’agit que des vêtements de travail au sens strict du terme (salopettes, chaussures de sécurité, casque de sécurité, etc.) ou des autres vêtements imposés par l’employeur qui ne peuvent être portés comme vêtements de ville ou de loisir (uniforme, etc.).
Depuis le 1er janvier 2016, le montant forfaitaire maximum que l’ONSS accepte comme indemnité par travailleur et par jour de travail effectivement presté pour :
  • l’achat de vêtements de travail, est porté de 1,64 EUR à 1,65 EUR ;
  • l’entretien des vêtements de travail, est porté de 1,64 EUR à 1,65 EUR ;
1.3. Entretien des vêtements personnels
Le forfait maximum que l’ONSS accepte comme indemnité pour l’entretien et l’usure des vêtements personnels qui doivent être lavés fréquemment est, depuis le 1er janvier 2016, porté de 0,82 EUR à 0,83 EUR par jour de travail effectivement presté.
2. Cumul des chèques-repas et du restaurant d’entreprise
En principe, l’octroi de chèques-repas ne peut être cumulé avec la présence d’un restaurant d’entreprise.
En ce qui concerne cette interdiction de cumul, il existe toutefois une différence fondamentale entre les restaurants d’entreprise où on sert des repas en dessous du prix coûtant et ceux qui facturent au moins le prix coûtant des repas au personnel.
Par prix coûtant d’un repas, on entend le prix total que le repas coûte à l’employeur, compte tenu des ingrédients, du coût salarial, etc.
D’une manière générale, on a toujours dit que le prix coûtant d’un repas normal doit se situer aux alentours de l’intervention légale maximale de l’employeur dans le chèque-repas. Jusqu’à fin 2015, il s’agissait de 5,91 EUR.
Ceci reste le critère d’appréciation général.
Les entreprises sont cependant libres de déterminer le prix coûtant exact du repas dans leur restaurant.
C’est pourquoi l’ONSS affirme désormais qu’il n’est pas question d’un problème de cumul si l’employeur veille à ce que le prix qu’il facture dans le restaurant d’entreprise ne soit pas inférieur à l’intervention de l’employeur dans les chèques-repas qu’IL octroie.
3. À partir de quand ?
Les nouveaux montants et le nouveau point de vue sur le cumul des chèques-repas et du restaurant d’entreprise valent à compter du premier trimestre de 2016.
Quelles sont les conséquences pour le secteur public ?
Ces montants relatifs aux défraiements et les directives concernant le cumul d’un restaurant d’entreprise avec des chèques-repas valent également pour le secteur public, tant pour les employeurs affiliés à l’ONSS que pour ceux affiliés à l’ORPSS.

 

Contexte

L’ONSS a récemment publié les instructions administratives pour le premier trimestre de 2016 avec quelques nouveautés en ce qui concerne les défraiements et le cumul d’un restaurant d’entreprise avec des chèques-repas.
Sommaire
1.   Nouveaux montants pour les défraiements
Les montants qui peuvent être considérés comme un remboursement d’une dépense propre à l’employeur sont exclus de la notion de rémunération de l’ONSS.
Par conséquent, aucune cotisation de sécurité sociale n’est due.
L’ONSS a toujours manifesté une certaine réticence à l’égard des estimations forfaitaires, mais elle les a acceptées dans la pratique pour les frais mineurs qui sont difficilement démontrables.
Dans les instructions administratives, l’ONSS publie toutefois, depuis le troisième trimestre de 2010, les différents postes de dépenses pour lesquels elle accepte une estimation forfaitaire, à chaque fois avec la mention des montants et des conditions dans lesquelles ils peuvent être appliqués.
Quelques-uns de ces montants ont changé le 1er janvier 2016.

 

1.1.   Indemnité de route pour les travailleurs non sédentaires
Les travailleurs qui n’ont pas de lieu de travail fixe ne peuvent utiliser certaines facilités de l’employeur, telles que les sanitaires, des boissons adaptées, un espace où manger et boire, etc.
Cela vaut par exemple pour les fonctions commerciales, non administratives et/ou représentatives, telles que les représentants de commerce, les techniciens, les consultants, etc.
Ils ont bien entendu aussi droit à ces facilités ; ils doivent cependant y pourvoir eux-mêmes et faire des frais pour tout ceci. Il s’agit de frais qui sont à charge de l’employeur ; leur remboursement par l’employeur est par conséquent considéré comme un défraiement exonéré d’ONSS.
Puisqu’il n’est pas aisé de démontrer l’ampleur des frais, l’ONSS utilise un montant forfaitaire de référence baptisé « indemnité de route ».
Le montant que l’ONSS accepte comme indemnité de route est augmenté depuis le 1er janvier 2016 de 16 à 17 EUR et se compose comme suit :
  • 7 EUR par jour (au lieu de 6 EUR) comme indemnisation des surcoûts occasionnés par un repas « en chemin » ;
  • 10 EUR pour les autres frais (sanitaires, etc.).
Ce montant est accepté :
  • à condition que le travailleur concerné doivent se déplacer pendant sa journée de travail, et ce, durant au moins 4 heures consécutives et qu’il ne puisse faire autrement que de consommer un repas à l’extérieur et ;
  • pour les jours où on peut démontrer qu’on était effectivement « sur la route ».
    Une indemnité de route moyenne versée sur une base mensuelle est autrement dit exclue !
1.2.   Indemnité de lessive et vestimentaire
Si un travailleur doit acheter et/ou entretenir lui-même ses vêtements de travail, il peut recevoir une indemnité de l’employeur pour ce faire.
Celle-ci peut être exclue à titre de défraiement de la notion de rémunération de l’ONSS, moyennant le respect de certaines conditions.
Ainsi, on ne l’accepte que pour les vêtements de travail au sens strict du terme (salopettes, chaussures de sécurité, etc.) ou les autres vêtements imposés par l’employeur qui ne peuvent être portés comme vêtements de ville ou de loisir (uniforme, etc.).
Depuis le 1er janvier 2016, le montant forfaitaire maximum que l’ONSS accepte comme indemnité par travailleur et par jour de travail effectivement presté pour :
  • l’achat de vêtements de travail, est porté de 1,64 EUR à 1,65 EUR ;
  • l’entretien des vêtements de travail, est porté de 1,64 EUR à 1,65 EUR ;
Pour les jours où le travailleur ne fournit aucune prestation effective (maladie, vacances, chômage, etc.), l’ONSS n’accepte aucun défraiement exonéré d’ONSS.

 

1.3.   Entretien des vêtements personnels
L’employeur peut payer une indemnité au travailleur qui doit fréquemment laver ses vêtements (jeans, T-shirts, etc.) et sous-vêtementspersonnels suite à l’exercice de son travail dans des conditions de travail sales.
Pour indemniser l’entretien et l’usure de ces vêtements, l’ONSS accepte un forfait maximum de 0,83 EUR (au lieu de 0,82 EUR) par jour en remboursement des frais à charge de l’employeur.
Aucune cotisation de sécurité sociale n’est due sur ce montant.

 

2.   Cumul des chèques-repas et du restaurant d’entreprise
En principe, l’octroi de chèques-repas ne peut être cumulé avec la présence d’un restaurant d’entreprise.
En ce qui concerne cette interdiction de cumul, il existe toutefois une différence fondamentale entre les restaurants d’entreprise où on sert des repas en dessous du prix coûtant et ceux qui facturent au moins le prix coûtant des repas au personnel.
2.1.   Prix coûtant d’un repas
Par prix coûtant d’un repas, on entend le prix total que le repas coûte à l’employeur, compte tenu des ingrédients, du coût salarial, etc.
D’une manière générale, on a toujours dit que le prix coûtant d’un repas normal doit se situer aux alentours de l’intervention légale maximale de l’employeur dans le chèque-repas. Jusqu’à fin 2015, il s’agissait de 5,91 EUR.
Un repas normal comprend une soupe ou une petite entrée, un plat principal (chaud), un dessert et une boisson. Les snacks et en-cas ne sont pas visés.
2.2.   Critère d’appréciation
La comparaison entre l’intervention maximale de l’employeur dans le chèque-repas et le prix coûtant du repas reste le critère d’appréciation général.
Les entreprises sont cependant libres de déterminer le prix coûtant exact du repas dans leur restaurant.
C’est pourquoi l’ONSS affirme désormais qu’il n’est pas question d’un problème de cumul si l’employeur veille à ce que le prix qu’il facture dans le restaurant d’entreprise ne soit pas inférieur à l’intervention de l’employeur dans les chèques-repas qu’IL octroie.
Le travailleur ne bénéficie en effet pas d’un double avantage.
Un employeur qui octroie des chèques-repas de différentes valeurs doit veiller à ce que le montant le plus élevé de l’intervention de l’employeur dans les chèques-repas ne dépasse pas le prix du repas servi dans son restaurant.
Si le prix du repas est inférieur, l’employeur doit pouvoir démontrer que le repas est servi au prix coûtant ou à un prix supérieur à celui-ci.

 

2.3.   Repas au prix coûtant
Lorsqu’un repas complet est au moins offert au prix coûtant dans un restaurant d’entreprise, il n’y a aucun problème de cumul avec des chèques-repas.
Le travailleur a le choix de payer le repas avec un chèque-repas ou non.
Lorsque les chèques-repas papier étaient encore en circulation, on pouvait également rendre de l’argent en cas de paiement avec un chèques-repas.

 

2.4.   Repas en dessous du prix coûtant
Si le restaurant d’entreprise propose des repas en dessous du prix coûtant et que des chèques-repas sont également octroyés pour ce même jour, les chèques-repas seront en principe considérés comme rémunération. Dans ce cas, des cotisations de sécurité sociale et un précompte professionnel sont dus sur la quote-part de l’employeur dans le chèque-repas.
Le cumul d’un chèque-repas et d’un repas bon marché dans le restaurant d’entreprise – exonéré d’ONSS et de précompte professionnel – n’est accepté qu’à condition que le travailleur doive obligatoirement utiliser un chèque-repas complet pour acheter son repas.

 

3.   À partir de quand ?
Les nouveaux montants et le nouveau point de vue sur le cumul des chèques-repas et du restaurant d’entreprise valent à compter du premier trimestre de 2016.

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J’ai lancé Abacus Consulting en décembre 2008. Je propose mes services de consulting et d’intérim management en comptabilité & fiscalité. Des missions de consulting : Trouver des solutions à une problématique client. Des missions d’intérim management : Remplacer un cadre supérieur en comptabilité & fiscalité et/ou en légal au sein d’une structure existante, pour un temps déterminé. Suite à un congé de maternité, de maladie, absence temporaire ou simplement pour mettre sur pied un nouveau projet,… Apporter mon expérience, offrir un regard extérieur à une société afin de pouvoir apporter des solutions différentes et répondre aux demandes de mes clients. Mes clients sont des multinationales, PME ou des indépendants ainsi que des professions libérales. Chaque mission est un nouveau challenge auquel il faut répondre rapidement et efficacement ! C’est ça qui me plait ! Vous pouvez me retrouver sur Twitter, Facebook, Instagram, Linkedin