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Obligé d’avoir un ruling pour votre indemnité de frais ?

Obligé d’avoir un ruling pour votre indemnité de frais ?

Depuis le 01.05.2016, seule la Commission de ruling est compétente pour statuer sur votre indemnité de frais ou celle de vos travailleurs. Êtes-vous à présent tenu d’avoir un ruling ? Et l’accord déjà passé avec votre contrôleur local alors ?

Accorder une indemnité de frais

Remboursement réel ou forfaitaire. Si des travailleurs paient des frais qui incombent à leur employeur, à savoir votre société, ou vous des frais incombant à cette dernière, leur remboursement est exonéré d’impôt. Votre société peut les rembourser sur présentation de justificatifs ou choisir de payer une indemnité de frais forfaitaire (Com. IR, 32/3) , avec l’avantage alors de ne plus avoir à conserver chaque souche, ticket, etc.

De combien, le forfait admissible ? À vrai dire, il n’y a pas vraiment de directives à ce sujet. De préférence, gardez tous les justificatifs pertinents durant quelques mois : tickets de restaurant, de parking, de petit matériel de bureau, etc. S’il en ressort que vous préfinancez ainsi 175 € par mois de frais de votre société, vous pouvez, sur cette base, défendre vis-à-vis du fisc le versement d’un forfait de frais de 175 €. Quant à dire si celui-ci l’acceptera effectivement, cela reste encore à voir…

Faut-il avoir d’abord sa bénédiction ?

Obligé d’avoir un accord ? Non, clairement non. Il en était ainsi par le passé et cela le reste pour le futur. Votre société peut accorder une indemnité de frais à ses travailleurs, ou à vous son gérant, sans un accord écrit préalable du fisc.

Conseil.  Si le fisc a déjà examiné votre indemnité de frais par le passé, lors d’un contrôle, et n’y a pas mis d’objection, vous avez un accord tacite qu’il ne peut en principe plus résilier que pour l’avenir.

La commission seule compétente

Pourquoi ? Car il a été convenu entre le fisc et sa Commission de ruling que quiconque voudra obtenir un accord sur des «frais propres à l’employeur» à compter du 1er  mai 2016 ne l’aura plus que par l’intermédiaire de cette commission. L’objectif poursuivi, c’est d’obtenir à terme une certaine uniformité et donc, que quelqu’un de Liège occupant la fonction A dans le secteur B perçoive la même indemnité que quelqu’un du Hainaut qui exerce cette même fonction A dans ce même secteur B…

Plus valide, votre accord local ? Eh bien, si ! Si vous avez vérifié certains points avec votre bureau de contrôle local voici quelques années, pour toute certitude n’est-ce pas, et qu’il en est résulté un accord applicable jusqu’au 31.12.2018, celui-ci est toujours valide. Cet accord local n’est donc pas soudain écarté.

Obligatoirement un ruling à l’échéance ? Vous pouvez en demander un, mais ne le devez pas. Si vous voulez à nouveau avoir une sécurité fiscale absolue, le ruling est effectivement la voie indiquée. Mais, vu l’uniformité à laquelle on veut tendre, il se pourrait que l’indemnité de frais de 250 €, précédemment acceptée, retombe p.ex. à 200 €…

Conseil.  Il nous paraît aussi défendable de continuer à percevoir l’ancien montant d’indemnité de frais, sans ruling. S’il a été accepté voici cinq ans et que les circonstances n’ont pas changé, pourquoi ne le serait-il soudain plus ?

Attention ! Une fois les montants uniformisés, probablement que votre contrôleur y confrontera celui de l’indemnité de frais que vous percevez.

Vous ne devez pas avoir un accord sur votre indemnité de frais, mais il vous offre une sécurité fiscale. Pour obtenir un traitement identique des contribuables dans toutes les régions, seule la Commission de ruling peut désormais vous l’accorder. Votre bureau de contrôle local n’est plus compétent pour le conclure.

 

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A propos de l'auteur

J’ai lancé Abacus Consulting en décembre 2008. Je propose mes services de consulting et d’intérim management en comptabilité & fiscalité. Des missions de consulting : Trouver des solutions à une problématique client. Des missions d’intérim management : Remplacer un cadre supérieur en comptabilité & fiscalité et/ou en légal au sein d’une structure existante, pour un temps déterminé. Suite à un congé de maternité, de maladie, absence temporaire ou simplement pour mettre sur pied un nouveau projet,… Apporter mon expérience, offrir un regard extérieur à une société afin de pouvoir apporter des solutions différentes et répondre aux demandes de mes clients. Mes clients sont des multinationales, PME ou des indépendants ainsi que des professions libérales. Chaque mission est un nouveau challenge auquel il faut répondre rapidement et efficacement ! C’est ça qui me plait ! Vous pouvez me retrouver sur Twitter, Facebook, Instagram, Linkedin

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